Privacyverklaring

Privacyverklaring
Privacyverklaring
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).  

Vv Oostkapelle hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vv Oostkapelle houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als vv Oostkapelle zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

Verwerking van persoonsgegevens van Leden (en niet-spelende leden + vrijwilligers

Persoonsgegevens van leden worden door vv Oostkapelle verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Ledenadministratie
  • Contributieheffing
  • Informatieverstrekking
  • Spelervolgsysteem
  • Uitnodigingen voor bijeenkomsten en activiteiten

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De Lidmaatschapsovereenkomst (aanmeldingsformulier)

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Oostkapelle de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Roepnaam, Achternaam, Tussenvoegsel, Voorletters
  • Geboortedatum, Geboorteplaats
  • Geslacht
  • ID kaartnummer
  • Straat, Huisnummer, Postcode, Woonplaats
  • Telefoonnummer, Mobielnummer, E-mailadres
  • Te vervullen vrijwilligerstaak
  • IBAN nummer

Uw persoonsgegevens worden door vv Oostkapelle opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
  • Persoonsgegevens met betrekking tot activiteiten, worden na afloop van de betreffende activiteit verwijderd. 

 

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door vv Oostkapelle verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Oostkapelle de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door vv Oostkapelle opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.

 

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs, leden van de Club van 50 en leden van Supportersvereniging De Schutters

Persoonsgegevens van donateurs, leden van de Club van 50 en leden van Supportersvereniging De Schutters worden door vv Oostkapelle verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Aanmeldformulier (per categorie een ander formulier)

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Oostkapelle de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam
  • Geslacht
  • Telefoonnummer, E-mailadres
  • IBAN nummer

Uw persoonsgegevens worden door (de desbetreffende afdeling van) vv Oostkapelle opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een donateur, lid van de Club van 50 of lid van Supportersvereniging De Schutters.

 

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers, kaderleden, commissieleden en bestuursleden

Persoonsgegevens van Leveranciers, kaderleden, commissieleden en bestuursleden worden door vv Oostkapelle verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Financiele administratie
  • Bevestiging
  • Afhandeling declaratie

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Inkoopopdracht of contract met leverancier
  • Financieel reglement van vv Oostkapelle

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Oostkapelle de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam;
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door vv Oostkapelle opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • In de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van Sponsoren

Persoonsgegevens van sponsoren worden door vv Oostkapelle verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Sponsoradministratie
  • Inning van sponsorgelden
  • Informatieverstrekking

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De Sponsorovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Oostkapelle de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Bedrijfsnaam
  • Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam van contactpersoon
  • Telefoonnummer, E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door vv Oostkapelle opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een sponsorcontract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door vv Oostkapelle verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst (o.a. hoofdtrainer en verzorgers)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Oostkapelle de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer, E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Salarisgegevens
  • Kopie ID
  • Bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door vv Oostkapelle opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de (financiële- en salaris-) administratie
  • Het verwerken van persoonsgegevens van leden bij KNVB
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma
  • Het verwerken van de vorderingen van spelers in het spelervolgsysteem
  • Het verwerken van de sponsoradministratie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

 

Binnen en buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Een uitzondering hierop vormt de nieuwsbrief via Mailchimp. Dit bedrijf is gevestigd buiten de EU, maar is gecertificeerd voor het EU-US Privacy Shield. Op basis daarvan is het volgens de AVG toegestaan om persoonsgegevens te delen. (NB: het gaat hierbij om e-mailadressen).

 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Vv Oostkapelle bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens vv Oostkapelle van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn geinformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens en zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Wijzigingen 

Deze privacyverklaring zal regelmatig worden getoetst aan de ontwikkelingen in de wet- en regelgeving en aan bedrijfsmatige veranderingen en wordt zonodig aangepast. 

 

Vragen

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Voetbalvereniging Oostkapelle

Magnolialaan 33

4356 JE

Oostkapelle

secretaris@vvoostkapelle.nl

 

Bestuur Voetbalvereniging Oostkapelle

Oostkapelle 22 mei 2018  

 

 

fotoprotocol

 

Foto’s en filmpjes waarop mensen herkenbaar in beeld zijn gebracht, zijn ook persoonsgegevens. VV Oostkapelle hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s op de website van vv Oostkapelle en voor social media zoals facebook, twitter, instagram en groeps-Whatsapp van teams. In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan vv Oostkapelle zich houdt als het gaat om foto’s van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

 

Gebruik van foto’s op de website

  • VV Oostkapelle beheert de website www.vvoostkapelle.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden;
  • Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij vv Oostkapelle. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging;
  • Leuke, aantrekkelijke foto’s hebben een meerwaarde voor onze club. Een foto met 1 of meerdere spelers behoort echter ook tot de persoonsgegevens. Om deze reden vraagt vv Oostkapelle aan al haar leden voorafgaand aan de in werking treding van de AVG op 25 mei 2018 eenmalig toestemming voor het maken en publiceren van foto- en/of filmopnames. Tussentijds kan een lid zijn/haar keuze (wel of geen toestemming) wijzigen door middel van het sturen van een bericht naar het bestuur. Aan nieuwe leden wordt toestemming gevraagd via het aanmeldformulier;
  • Door middel van aankondigingen op onze accommodatie wordt aangegeven dat er foto- en/of filmopnames kunnen worden gemaakt. Spelers van bezoekende teams (of hun ouders/verzorgers), dienen contact op te nemen met de fotograaf wanneer zij niet gefotografeerd of gefilmd willen worden.
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie (wedstrijden, trainingen, activiteiten, etc.) kunnen foto- en filmopnames gemaakt worden voor publicatie op onze eigen website. Hierbij wordt rekening gehouden met de verkregen toestemming. Om die reden wordt er geen toestemming meer gevraagd aan de desbetreffende speler(s) en ook worden zij hier niet vooraf over ingelicht;
  • Op foto’s van jeugdspelers (jonger dan 16 jaar) staan bij voorkeur minimaal 2 of 3 kinderen; geen foto’s van individuele kinderen. Een uitzondering hierop kan een foto van de Pupil van de Week zijn, die de ouders/verzorgers van het desbetreffende jeugdlid zelf dienen aan te leveren;
  • Op de foto’s zijn de jeugdspelers gekleed in tenue van vv Oostkapelle (minimaal een korte broek met shirt) of vrijetijdskleding.
  • Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij vv Oostkapelle, zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers van de teams. Als hij/zij het hiermee niet eens is, wordt de achternaam verwijderd.
  • Er worden geen prive e-mailadressen en telefoonnummers genoemd. Van diegene met een functie voor club zoals leden van bestuur of commissie en waarvan dit relevant is, wordt een verenigingsmailadres genoemd;
  • Als een (ouder/verzorger van een jeugd)lid moeite heeft met een bepaalde foto waarop dat (jeugd)lid zelf staat afgebeeld, en deze foto is op de website gepubliceerd, dan kan het bestuur in overleg met deze persoon besluiten om de foto te verwijderen. Echter, in principe is de keuze die (de ouder/verzorger van) het (jeugd)lid vooraf aan vv Oostkapelle kenbaar heeft gemaakt (via aanmeldformulier of formulier vanwege in werking treding AVG) leidend;
  • Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het maken en publiceren van foto’s dan wel hun kind(eren) dienen dit aan te geven op het formulier wat verspreid is i.v.m. de in werking treding van de AVG of op het aanmeldformulier. Deze personen komen op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen;
  • Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
  • Binnen veel teams wordt gebruikt gemaakt van Whatsapp-groepen. Ook hierbij geldt: minimaal twee a drie kinderen op een foto en fatsoenlijk gekleed. Indien ouders niet willen dat hun kind op de foto staat, moeten de begeleiders hier rekening mee houden;
  • Het bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor foto’s of filmopnames waarop leden van vv Oostkapelle te zien zijn die gepubliceerd worden door derden, bijvoorbeeld foto’s op de website van een tegenstander. Of foto’s die door iemand zelf zijn gemaakt en vervolgens op het social media account van zichzelf heeft gepubliceerd.
  • Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen vv Oostkapelle website;

  

Gebruik van foto’s op social media

  • VV Oostkapelle beheert de vv Oostkapelle facebook-pagina en andere eigen social media, zoals Twitter en Instagram. De sociale media hebben tot doel om leden en belangstellenden te betrekken bij de vereniging en de clubbeleving te vergroten.
  • Voor het publiceren van foto’s op social media zal vv Oostkapelle ook eenmalig toestemming vragen, een en ander zoals genoemd bij “Gebruik website”. Tussentijds kan een lid zijn/haar keuze (wel of geen toestemming) wijzigen door middel van het sturen van een bericht aan het bestuur. Aan nieuwe leden wordt toestemming gevraagd via het aanmeldformulier.
  • Alle punten die genoemd worden onder “Gebruik website” zijn ook van toepassing voor het gebruik van foto’s op social media.
  • Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen vv Oostkapelle facebook-pagina en andere eigen vv Oostkapelle social media;

 

Gebruik van foto’s in de presentatiegids, nieuwsbrief en De Voltreffer

  • VV Oostkapelle gebruikt de presentatiegids om de vereniging bij zowel haar eigen leden, sponsoren, donateurs etc te presenteren als bij andere als bij andere voetbalverenigingen (tegenstanders in de competitie). De presentatiegids verschijnt 1 x per voetbalseizoen. De nieuwsbrief en De Voltreffer hebben als doel om informatie te verstrekken over de vereniging en leden en belangstellenden te betrekken bij de vereniging en de clubbeleving te vergroten. De nieuwsbrief en De Voltreffer verschijnen ca. 6 x per voetbalseizoen. Voor de nieuwsbrief en De Voltreffer kan men zich op elk moment afmelden via de link in de nieuwsbrief.
  • Voor het publiceren van foto’s in de presentatiegids alsmede de nieuwsbrief en De Voltreffer zal vv Oostkapelle ook eenmalig toestemming vragen, een en ander zoals genoemd bij “Gebruik website”. Tussentijds kan een lid zijn/haar keuze (wel of geen toestemming) wijzigen door middel van het sturen van een bericht aan het bestuur. Aan nieuwe leden wordt toestemming gevraagd via het aanmeldformulier.
  • Alle punten die genoemd worden onder “Gebruik website” zijn ook van toepassing voor het gebruik van foto’s voor de presentatiegids, nieuwsbrief en De Voltreffer.
  • Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen presentatiegids, nieuwsbrief en De Voltreffer;

 

Sancties


Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het hoofdbestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokkenen worden direct geïnformeerd.

 

Bestuur Voetbalvereniging Oostkapelle

Oostkapelle, 23 mei 2018 

  

 

Cookies en disclaimer VVO

Cookies

Wij gebruiken cookies op deze website. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan zodat u die niet steeds hoeft in te vullen. Maar we kunnen er ook mee zien dat u ons weer bezoekt.

U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen. De mogelijkheid bestaat dat sommige functionaliteit van de website dan niet meer correct werkt.

 

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren.

 

Disclaimer voor vvoostkapelle.nl

Voetbalvereniging Oostkapelle (VVO) (Kamer van Koophandel: 22018875) verleent u hierbij toegang tot vvoostkapelle.nl (“de Website”) en publiceert hier ter informatie teksten, afbeeldingen en andere materialen.

VVO behoudt zich daarbij het recht voor op elk moment de inhoud aan te passen of onderdelen te verwijderen zonder daarover aan u mededeling te hoeven doen.

De informatie op de Website is bedoeld als vrijblijvend en niet als een concreet aanbod om een overeenkomst te sluiten. Overeenkomsten worden alleen gesloten door aanvaarding van een als zodanig aangeduide offerte.

 

Beperkte aansprakelijkheid

VVO spant zich in om de inhoud van de Website zo vaak mogelijk te actualiseren en/of aan te vullen. Ondanks deze zorg en aandacht is het mogelijk dat inhoud onvolledig en/of onjuist is.

De op de Website aangeboden materialen worden aangeboden zonder enige vorm van garantie of aanspraak op juistheid. Deze materialen kunnen op elk moment wijzigen zonder voorafgaande mededeling van VVO.

In het bijzonder zijn alle prijzen op de Website onder voorbehoud van type- en programmeerfouten. Voor de gevolgen van dergelijke fouten wordt geen aansprakelijkheid aanvaard. Geen overeenkomst komt tot stand op basis van dergelijke fouten. De inhoud van de Website wordt gedeeltelijk langs geautomatiseerde weg verkregen. VVO doet haar uiterste best deze inhoud zo vaak mogelijk te actualiseren en/of aan te vullen. Desondanks is het mogelijk dat deze inhoud onvolledig, achterhaald en/of onjuist is. Voor op de Website opgenomen hyperlinks naar websites of diensten van derden kan VVO nooit aansprakelijkheid aanvaarden.

 

Auteursrechten

Alle rechten van intellectuele eigendom betreffende deze materialen liggen bij VVO en haar licentiegevers.

Kopiëren, verspreiden en elk ander gebruik van deze materialen is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van VVO behoudens en slechts voor zover anders bepaald in regelingen van dwingend recht (zoals citaatrecht), tenzij bij specifieke materialen anders aangegeven is.

 

* Deze disclaimer kan van tijd tot tijd wijzigen.

 

Bestuur Voetbalvereniging Oostkapelle

Oostkapelle, 23 mei 2018